Cases CMC Estácio Case Study

Sobre a Campus Management Corp.

A Campus Management é um fornecedor líder de software, estratégias e serviços que permitem às instituições de ensino superior oferecer modelos dinâmicos de engajamento e entrega. Nos últimos 27 anos, a Campus Management tem apoiado o ensino superior, tanto instituições privadas quanto tradicionais, além de fundações e outras organizações, por meio de seu sistema avançado de informações estudantis; software de gestão de relacionamento com os constituidores (CRM); e soluções para finanças, recursos humanos e folha de pagamento.

As soluções da Campus Management são projetadas especificamente para fornecer às instituições a flexibilidade necessária para competir no cenário educacional em constante mudança, oferecendo produtos que apoiam mudanças na entrega educacional, recrutamento, ajuda financeira, finanças, recursos humanos, folha de pagamento e conformidade regulatória.

Hoje, quase 2.000 campi em 18 países utilizam a Campus Management para unir campi e fluxos de trabalho, melhorar os resultados dos alunos e alcançar seus objetivos.

Perfil
Como a Estácio S.A. se tornou o segundo maior sistema universitário do Brasil, com mais de 500.000 alunos em 84 campi espalhados pelo país? Foi a capacidade da Estácio de atender às necessidades de uma base de alunos diversa, o que continua impulsionando seu crescimento sem precedentes até hoje.

O sucesso da Estácio também se deve ao aproveitamento das inovações mais recentes no ensino superior para atender a um corpo discente mais amplo e diversificado. Para melhorar os processos de recrutamento e matrícula de seus programas de mestrado, a Estácio recorreu à Campus Management, uma empresa global de tecnologia com um histórico bem-sucedido na implementação de soluções de CRM projetadas para engajar tanto alunos tradicionais quanto não tradicionais.

“Muitos dos nossos alunos são os primeiros em suas famílias a frequentar a faculdade”, diz Daniel Pedrino, chefe de desenvolvimento de novos negócios da Estácio. “Então, modelos de aprendizagem mais flexíveis e ferramentas modernas de engajamento, como CRM, nos permitiriam adaptar a comunicação e os serviços para eles.”

Antes da implementação da solução CRM da Campus Management, o processo de recrutamento e matrícula dos programas de mestrado da Estácio estava dividido entre vários canais, incluindo anúncios impressos e de TV, call centers e um site. “Ninguém conseguia acompanhar o processo como um todo”, diz Pedrino.

“Queríamos capturar e consolidar informações sobre os alunos de todos esses canais para entender melhor seus objetivos e necessidades, não apenas contar as visitas ao nosso site. Nossa missão é educar e transformar, então não queremos apenas atrair alunos, mas oferecer uma experiência de marca diferenciada, para nos tornarmos verdadeiros conselheiros dos nossos alunos.”

Solução
O envolvimento da Campus Management com a Estácio começou em dezembro de 2013. “Após avaliar outras marcas no mercado, ficamos impressionados com a flexibilidade do software CampusNexus CRM para alinhar com nossa visão, campanhas e fluxos de trabalho”, diz Pedrino. Outros fatores que levaram a Estácio a escolher a Campus Management incluíram:

• A equipe de serviços profissionais da Campus Management implementa a solução, em vez de terceiros
  • Foco exclusivo no ensino superior e alto nível de adaptabilidade da solução CRM aos processos de negócios da Estácio
  • O aplicativo integra-se facilmente aos sistemas existentes na instituição
  • Flexibilidade e agilidade na criação, alteração e gestão de campanhas de comunicação e relacionamento com clientes
  • Controles práticos e relatórios em tempo real

Para garantir o fluxo e a qualidade do projeto como um todo, a Estácio criou uma nova divisão chamada Central de Captação.

A nova divisão seria dedicada ao recrutamento, atendimento ao cliente, inteligência de dados e campanhas de relacionamento para a divisão de pós-graduação. Para gestão de projetos e design de processos relacionados à atração de novos alunos, a instituição contratou a Persone Marketing, uma empresa especializada no setor educacional.

Sem experiência prévia com o CampusNexus CRM, a nova divisão e a Persone conseguiram se adaptar rapidamente, configurar campanhas, identificar e apoiar alunos em potencial e trabalhar como uma equipe integrada e focada para oferecer o melhor serviço e experiência de marca aos prospects e alunos no Brasil.

Usando a solução CRM, a equipe consegue criar múltiplas campanhas simultâneas e mais de 170 fluxos de contato, projetados para alcançar potenciais alunos com comunicações altamente personalizadas através de diversos canais. O projeto envolveu a integração de sete plataformas, que centralizaram as informações e permitiram uma visão mais sistêmica de todo o processo de marketing e relacionamento com clientes.

“Em essência, construímos um novo departamento e uma nova equipe em torno do CampusNexus CRM”, diz Pedrino.

Resultados
Até o final de 2014, o projeto da Estácio baseado em CRM registrou os melhores resultados da história de 45 anos da organização. O projeto aumentou o número de novos alunos em 92% no segundo semestre de 2014, em comparação com o mesmo período de 2013, e a taxa de conversão de inscrição para matrícula subiu 55% nesse mesmo período.

“Nenhuma outra instituição educacional na América Latina oferece uma experiência de serviço como a da divisão de pós-graduação da Estácio”, diz Pedrino. “Nossa grande vantagem hoje é a qualidade do serviço, a personalização e a rapidez com que envolvemos os prospects, e a solução CampusNexus CRM torna tudo isso possível. A solução nos dá a confiança de saber que os candidatos que passam por este centro terão uma experiência de serviço única.

Até mesmo aqueles que escolhem não fazer um curso hoje terão em mente que a Estácio é uma instituição que realmente vai além para atendê-los bem.”

Para a Campus Management, o sucesso do projeto se deve ao esforço conjunto da Estácio, Campus Management e Persone.

“Juntos, conseguimos criar uma solução abrangente que integra as várias plataformas de relacionamento e gera métricas em tempo real, o que permite à Estácio criar novas estratégias de forma dinâmica ou redirecionar campanhas com facilidade para otimizar o potencial de cada oportunidade”, diz Luiz Dasilva, Gerente de Contas Empresariais da Campus Management.

Hoje, a Estácio é verdadeiramente uma marca nacional em todo o Brasil e está na vanguarda de uma revolução que está ocorrendo no sistema educacional e na economia do país. A instituição está formando uma geração mais jovem, melhor educada e preparada para enfrentar os desafios do país, e a Campus Management se orgulha de sua associação como fornecedora de soluções e parceira de longo prazo da Estácio.